Đối soát tiền mặt cuối ngày nghe như việc của doanh nghiệp lớn. Thực tế với một cửa hàng nhỏ, toàn bộ quy trình gọn trong 15 phút — và là 15 phút duy nhất trong ngày có thể phát hiện sai sót khi còn sửa được.
Quy trình gồm sáu bước, làm vào cuối ca bán cuối cùng trong ngày. Kết quả là một dòng ghi chép duy nhất: tiền đếm được, số dư trên sổ, chênh lệch và lý do. Với cơ sở dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, khoản 3 Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế — nên con số của ngày hôm đó nên được chốt trong chính ngày đó.
Quy trình sáu bước, 15 phút
| BƯỚC | VIỆC LÀM | THỜI GIAN |
|---|---|---|
| 1. Khóa ca bán | Ngừng nhận giao dịch mới, in hoặc xuất báo cáo bán hàng trong ngày | 2 phút |
| 2. Đếm tiền | Đếm tiền trong két theo mệnh giá, ghi vào bảng đếm | 4 phút |
| 3. Trừ tiền đầu ca | Lấy số đếm được trừ đi số tiền quỹ đầu ngày | 1 phút |
| 4. Cộng các khoản chi trong ngày | Cộng lại các phiếu chi phát sinh từ quỹ trong ngày | 2 phút |
| 5. So với doanh thu tiền mặt | Đối chiếu kết quả bước 3 và 4 với tổng doanh thu thu bằng tiền mặt | 3 phút |
| 6. Ghi kết quả | Ghi một dòng: tiền thực tế, số theo sổ, chênh lệch, lý do | 3 phút |
Công thức của bước 5 chỉ có một dòng:
Tiền đếm được cuối ngày − Tiền quỹ đầu ngày + Các khoản chi từ quỹ trong ngày = Doanh thu thu bằng tiền mặt trong ngày
Hai vế bằng nhau thì quỹ khớp. Lệch bao nhiêu, ghi lại bấy nhiêu cùng với lý do hoặc ghi rõ là chưa rõ nguyên nhân.
Ba khoản làm lệch một cách hợp lệ
| Doanh thu thu bằng chuyển khoản, thẻ, ví điện tử. Có doanh thu nhưng không có tiền vào két. Phải tách ra khỏi vế phải của công thức. | |
| Khách nợ, giao hàng trước thu tiền sau. Có doanh thu, chưa có tiền. | |
| Hóa đơn cho hàng không thu tiền. Hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ vẫn phải lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhưng không phát sinh tiền vào quỹ. |
Ba khoản này giải thích phần lớn chênh lệch giữa tổng hóa đơn trong ngày và tiền trong két. Điều cần làm không phải là loại bỏ chúng, mà là ghi rõ từng khoản để phần chênh lệch còn lại — phần thật sự chưa giải thích được — nhỏ nhất có thể.
Mẫu bảng đối soát cuối ngày
Một bảng đủ dùng chỉ cần chín dòng. In sẵn thành tập, mỗi ngày dùng một tờ, ký tên người đối soát.
| DÒNG | NỘI DUNG | NGUỒN SỐ LIỆU |
|---|---|---|
| A | Tiền quỹ đầu ngày | Dòng I của bảng ngày hôm trước |
| B | Doanh thu thu bằng tiền mặt | Báo cáo bán hàng trong ngày |
| C | Doanh thu thu bằng chuyển khoản, thẻ, ví | Báo cáo bán hàng trong ngày |
| D | Doanh thu chưa thu tiền | Danh sách đơn hàng công nợ |
| E | Các khoản thu khác vào quỹ | Phiếu thu |
| F | Các khoản chi từ quỹ | Phiếu chi |
| G | Số dư theo sổ = A + B + E − F | Tính toán |
| H | Tiền đếm được thực tế | Bảng đếm theo mệnh giá |
| I | Chênh lệch = H − G, kèm lý do | Ghi chú của người đối soát |
Ghi “0” khi khớp cũng là một ghi nhận có giá trị: nó chứng minh việc đối soát đã được thực hiện. Một tập bảng đối soát 30 ngày liên tục, kể cả toàn số 0, là bằng chứng về quy trình kiểm soát nội bộ — có giá trị hơn nhiều so với một bản giải trình dựng lại khi được hỏi.
Xử lý chênh lệch: ba mức
| 1 | Chênh lệch nhỏ, tìm được nguyên nhân ngay. Thường là thối tiền nhầm, quên ghi một phiếu chi nhỏ, hoặc một giao dịch chuyển khoản bị ghi nhầm sang tiền mặt. Ghi lý do vào dòng I, sửa chứng từ tương ứng, kết thúc. |
| 2 | Chênh lệch nhỏ, chưa tìm được nguyên nhân. Ghi rõ “chưa rõ nguyên nhân” vào dòng I. Không sửa số cho khớp. Nếu tình trạng này lặp lại quá ba ngày trong tháng, đó là dấu hiệu quy trình có lỗ hổng chứ không phải sai sót ngẫu nhiên. |
| 3 | Chênh lệch lớn hoặc lặp theo mẫu hình. Dừng ở mức ghi nhận, rà lại toàn bộ chứng từ trong ngày, đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử và nhật ký giao dịch của máy bán hàng. |
Nguyên tắc chung trong cả ba mức là một: không sửa số trên sổ cho khớp với tiền trong két mà không ghi lại gì. Việc sửa lặng lẽ giúp bảng đẹp hơn trong ngày hôm đó và làm mất khả năng tìm nguyên nhân mãi mãi.
Ai làm và làm khi nào
| CÂU HỎI | CÁCH LÀM NÊN THEO |
|---|---|
| Ai đếm tiền | Người bán hàng của ca cuối, có mặt người thứ hai nếu được |
| Ai ký xác nhận | Người đếm và người nhận bàn giao quỹ |
| Làm lúc nào | Ngay sau khi khóa ca bán cuối, không để sang hôm sau |
| Lưu ở đâu | Tập bảng đối soát theo tháng, lưu cùng chứng từ quỹ |
| Ai xem lại | Người phụ trách kế toán, xem theo tuần, tập trung vào dòng I |
Giá trị của đối soát cuối ngày không nằm ở việc tìm ra tiền thiếu. Nó nằm ở chỗ mỗi ngày đều có một thời điểm mà số liệu được chốt lại và không còn ai sửa được nữa.
Ba sai lầm hay gặp khi mới áp dụng
| 1 | Đối soát mỗi tuần một lần cho tiện. Chênh lệch của bảy ngày gộp lại thường không truy được nguyên nhân, và khi đó bảng đối soát chỉ còn là thủ tục. |
| 2 | Bỏ qua các khoản chi nhỏ từ quỹ. Tiền mua văn phòng phẩm, tiền gửi xe, tiền nước cho cửa hàng — mỗi khoản vài chục nghìn nhưng cộng lại trong tháng đủ làm quỹ lệch đáng kể. |
| 3 | Không tách doanh thu theo hình thức thanh toán. Đây là nguyên nhân số một của chênh lệch giả. Không tách thì công thức ở bước 5 không bao giờ khớp, và người làm sẽ sớm bỏ quy trình. |
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng chỉ một người bán có cần đối soát không?
Có, và lý do khác với cửa hàng nhiều nhân sự. Với một người, đối soát không nhằm kiểm soát lẫn nhau mà nhằm chốt số liệu trong ngày, để đến cuối tháng không phải nhớ lại từng giao dịch.
Chênh lệch bao nhiêu thì phải truy?
Không có ngưỡng quy định. Cách thực tế là tự đặt một ngưỡng nội bộ theo quy mô doanh thu ngày, và quan trọng hơn là theo dõi tần suất: chênh lệch nhỏ nhưng lặp lại hằng ngày đáng truy hơn một chênh lệch lớn xảy ra một lần.
Có phải lưu bảng đối soát không?
Đây không phải chứng từ bắt buộc theo quy định, nhưng là tài liệu kiểm soát nội bộ. Lưu cùng chứng từ quỹ theo tháng là cách đơn giản nhất và có giá trị khi cần chứng minh tính liên tục của việc ghi chép.
Bán qua sàn thương mại điện tử thì đưa vào đâu?
Doanh thu qua sàn không phát sinh tiền mặt tại cửa hàng nên đưa vào dòng C. Số tiền sàn thanh toán về tài khoản ngân hàng thường lệch ngày và đã trừ phí, nên cần đối chiếu riêng với sao kê, không gộp vào bảng đối soát quỹ.
Tiền chủ cửa hàng bỏ thêm vào quỹ ghi ở đâu?
Dòng E, các khoản thu khác vào quỹ, kèm phiếu thu ghi rõ nội dung. Đây không phải doanh thu. Ghi nhầm vào dòng B làm doanh thu trong ngày tăng lên không đúng.
Phát hiện quỹ thiếu nhiều ngày liên tục thì làm gì?
Trước hết rà quy trình: có khoản chi nào chưa lập phiếu, có hình thức thanh toán nào chưa được tách đúng. Phần lớn trường hợp lặp lại theo mẫu hình đều có nguyên nhân quy trình. Nếu đã loại trừ hết mà chênh lệch vẫn còn, đó là lúc cần xem lại khâu giao nhận quỹ giữa các ca.
Xem lại quy trình quản lý quỹ tiền mặt của cửa hàng và thiết lập bảng đối soát cuối ngày phù hợp với cách bán hàng hiện tại.
Chuyên gia kế toán LEO — kế toán viên hành nghề của Công ty TNHH Kế toán LEO, tối thiểu 10 năm kinh nghiệm sổ sách và quyết toán thuế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh.
Nội dung được kiểm duyệt chuyên môn bởi bộ phận nghiệp vụ Kế toán LEO ngày 22/09/2026. Cập nhật ngày 07/10/2026: sửa thời điểm gửi dữ liệu máy tính tiền thành “cuối ngày”; thay Thông tư 88/2021/TT-BTC bằng Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Ngày đăng: 22/09/2026 · Ngày cập nhật: 07/10/2026 · Chu kỳ rà soát: tối thiểu 1 lần/năm và ngay khi có văn bản mới.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 4 khoản 1, Điều 15 khoản 3) và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/7/2026 · Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021/TT-BTC) · Luật Kế toán số 88/2015/QH13 được sửa đổi bởi Luật số 56/2024/QH15. Văn bản tra tại thuvienphapluat.vn.
Nội dung trên mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn cho từng trường hợp cụ thể. Trước khi áp dụng, bạn nên đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực và trao đổi với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.