Bạn giao hàng cuối tháng, khách chưa cần hóa đơn nên bạn để đó, đầu tháng sau mới xuất. Nhiều chủ hộ nghĩ chưa xuất hóa đơn thì chưa có doanh thu, ghi vào tháng nào cũng được. Thực tế doanh thu đã phát sinh từ lúc giao hàng — và việc xuất hóa đơn muộn là một chuyện khác, có chế tài riêng.
Bài này dành cho ai?
☐ Bạn hay giao hàng trước, xuất hóa đơn sau.
☐ Bạn có khách mua chịu, giao hàng rồi mới thu tiền.
☐ Bạn gom đơn cuối tuần hoặc cuối tháng rồi xuất hóa đơn một lượt.
☐ Bạn muốn ghi sổ sao cho không bị lệch kỳ.
Tóm tắt nhanh
Một. Doanh thu xác định theo thời điểm giao hàng hoặc làm xong dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa, và không phụ thuộc việc đã xuất hóa đơn hay chưa.
Hai. Hóa đơn cũng phải lập tại chính mốc đó. Nên khi bạn xuất muộn, bạn đang gặp hai vấn đề cùng lúc, không phải một.
Ba. Ghi doanh thu đúng kỳ ngay cả khi hóa đơn chưa xuất là cách giữ cho sổ không lệch và giúp bạn phát hiện hóa đơn đang bị bỏ quên.
Ba mốc hay bị nhầm thành một
| MỐC | LÀ LÚC NÀO | QUYẾT ĐỊNH ĐIỀU GÌ |
|---|---|---|
| Ngày giao hàng hoặc làm xong dịch vụ | Hàng rời tay bạn, hoặc việc làm xong | Doanh thu thuộc kỳ nào, và hóa đơn phải lập ngày nào |
| Ngày xuất hóa đơn | Lúc bạn thực sự lập hóa đơn | Nếu khác mốc trên thì đó là lập hóa đơn không đúng thời điểm |
| Ngày khách trả tiền | Tiền vào két hoặc vào tài khoản | Không quyết định gì về doanh thu. Chỉ dùng để đối soát dòng tiền |
Chỉ có một mốc quyết định cả doanh thu lẫn hóa đơn: lúc hàng rời tay bạn hoặc việc làm xong. Hai mốc còn lại không đổi được điều đó. Nhớ một câu này là xử lý được phần lớn tình huống.
Sai lầm nhiều hộ đang gặp
| Nghĩ chưa xuất hóa đơn thì chưa có doanh thu. Doanh thu đi theo ngày giao hàng, không theo ngày xuất hóa đơn. | |
| Ghi doanh thu theo ngày khách trả tiền. Khách nợ ba tháng thì doanh thu vẫn thuộc kỳ giao hàng. | |
| Gom đơn cuối tháng rồi xuất hóa đơn một lượt. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất của việc lập hóa đơn không đúng thời điểm. | |
| Đợi khách yêu cầu mới xuất hóa đơn. Nghĩa vụ lập hóa đơn không phụ thuộc việc khách có hỏi hay không. | |
| Không ghi gì cho đơn chưa xuất hóa đơn. Cuối kỳ không ai biết còn bao nhiêu đơn đang treo. |
Doanh thu thuộc kỳ nào — quy định nói gì
Khoản 1 Điều 5 Nghị định 68/2026/NĐ-CP: “Doanh thu là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ… mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được hưởng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền…”
Khoản 3 cùng điều: “a) Đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; b) Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ cho người mua…”
Hai câu này nói cùng một điều theo hai cách. Doanh thu phát sinh khi bạn đã làm xong phần của mình — giao hàng hoặc làm xong dịch vụ. Việc khách đã trả tiền hay chưa, việc bạn đã xuất hóa đơn hay chưa, đều không dời được mốc đó.
Khoản 1 còn liệt kê những khoản được tính vào doanh thu mà nhiều hộ bỏ sót: tiền thưởng, khoản nhận được từ hỗ trợ đạt doanh số, khuyến mại, chiết khấu thanh toán, khoản hỗ trợ nhận bằng tiền hoặc không bằng tiền, các khoản bồi thường vi phạm hợp đồng. Và những khoản không tính vào: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá trị hàng bán bị trả lại.
Hóa đơn phải lập khi nào — cùng một mốc
Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: “Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa… là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Khoản 3: “Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”
Hai nghị định, hai câu, cùng một mốc. Đây là tin tốt: bạn chỉ cần nhớ một mốc duy nhất thì vừa ghi đúng doanh thu vừa lập đúng hóa đơn. Và nó cũng có nghĩa là khi bạn xuất hóa đơn muộn, hóa đơn đó đang lệch khỏi mốc mà chính nó phải theo.
Vậy khi chưa xuất hóa đơn thì ghi sổ thế nào
| 1 | Ghi doanh thu vào kỳ có ngày giao hàng. Không đợi hóa đơn. Đây là việc quan trọng nhất và nhiều hộ làm ngược. |
| 2 | Thêm một cột trạng thái hóa đơn: đã xuất, chưa xuất. Cột này cho bạn biết còn bao nhiêu đơn đang treo. |
| 3 | Cuối mỗi tuần, lọc các dòng chưa xuất và xử lý. Để sang tuần sau thì con số tích lại, và mỗi tờ hóa đơn muộn là một lần lệch mốc. |
| 4 | Khi xuất hóa đơn, ghi ngày đúng theo mốc giao hàng. Nếu phần mềm không cho ghi lùi ngày, hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cách xử lý trước khi tự quyết. |
Không có cột này, bạn không biết mình đang treo bao nhiêu đơn chưa xuất hóa đơn. Có cột này, chỉ cần lọc một lần là ra danh sách. Đây cũng là cột giúp bạn trả lời được khi cơ quan thuế đối chiếu doanh thu trên sổ với dữ liệu hóa đơn trên hệ thống — hai con số lệch nhau thì bạn giải thích được ngay vì đâu.
Ví dụ 1 — cửa hàng vật liệu của chị Lan
Chị Lan giao 200 bao xi măng cho khách ngày 28/9, trị giá 18 triệu đồng. Khách hẹn cuối tháng 10 trả tiền và nói khi nào trả tiền thì xuất hóa đơn. Chị ghi doanh thu vào tháng 10 cho khớp với lúc nhận tiền.
Doanh thu 18 triệu thuộc kỳ có ngày 28/9, không phải tháng 10. Hàng đã chuyển giao cho người mua ngày 28/9, và quy định ghi rõ là không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Hóa đơn cũng phải lập ngày 28/9, không đợi khách trả tiền. Việc khách nói “khi nào trả tiền thì xuất” không thay đổi được nghĩa vụ của chị.
Cách làm đúng: ghi doanh thu ngày 28/9, lập hóa đơn ngày 28/9, và theo dõi khoản 18 triệu ở một danh sách công nợ riêng. Ba việc tách bạch, không trộn vào nhau.
Ví dụ 2 — xưởng cơ khí của anh Đạt
Anh Đạt nhận làm một đơn hàng chia ba đợt giao: đợt một ngày 15/8, đợt hai ngày 10/9, đợt ba ngày 05/10. Anh định làm xong cả đơn mới xuất một hóa đơn tổng cho gọn.
Khoản 3 Điều 9 quy định rõ: giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn cho phần tương ứng. Một hóa đơn tổng cuối cùng là ba lần lập không đúng thời điểm, không phải một.
Về doanh thu cũng vậy: ba đợt giao rơi vào hai kỳ khai thuế khác nhau — đợt một và hai thuộc quý III, đợt ba thuộc quý IV. Gộp hết vào một kỳ là khai sai cả hai kỳ.
Cách làm đúng: ba lần giao, ba hóa đơn, ghi doanh thu theo đúng ngày từng đợt.
Tình huống của bạn và hướng xử lý
| BẠN ĐANG Ở TÌNH HUỐNG | VIỆC NÊN LÀM |
|---|---|
| Giao hàng rồi, khách chưa trả tiền | Ghi doanh thu theo ngày giao hàng. Lập hóa đơn theo ngày giao hàng. Theo dõi khoản nợ ở danh sách riêng. |
| Khách nói khi nào trả tiền thì xuất hóa đơn | Nghĩa vụ lập hóa đơn theo ngày giao hàng, không theo thỏa thuận này. Giải thích với khách và lập đúng mốc. |
| Giao hàng nhiều đợt cho một đơn | Mỗi lần giao một hóa đơn, cho phần tương ứng. Không gộp cuối đơn. |
| Đơn giao cuối tháng, sang tháng mới nhớ ra | Ghi doanh thu vào kỳ có ngày giao. Phần hóa đơn đã lệch mốc, nên hỏi cơ quan thuế cách xử lý. |
| Gom đơn cuối tuần rồi xuất một lượt | Dừng cách làm này. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất của hóa đơn lập không đúng thời điểm. |
| Doanh thu trên sổ lệch với dữ liệu hóa đơn trên hệ thống | Lọc cột trạng thái hóa đơn. Phần chênh thường chính là các đơn đã ghi doanh thu nhưng chưa xuất hóa đơn. |
| Khách trả lại hàng sau khi đã ghi doanh thu | Giá trị hàng bán bị trả lại không tính vào doanh thu. Giữ chứng từ trả hàng để chứng minh. |
Ba việc nên làm trong tuần này
| 1 | Thêm cột trạng thái hóa đơn vào sổ doanh thu. Chỉ hai giá trị: đã xuất, chưa xuất. Một cột, năm phút kẻ thêm, giải quyết được cả việc theo dõi lẫn việc giải trình về sau. |
| 2 | Bỏ thói quen gom đơn xuất hóa đơn một lượt. Xuất theo từng lần giao hàng. Đây là thay đổi tốn công nhất nhưng cũng là thay đổi quan trọng nhất. |
| 3 | Lọc lại các đơn đã giao trong ba tháng gần nhất xem đã xuất hóa đơn đủ chưa. Nếu còn sót, xử lý sớm luôn tốt hơn để lâu. |
Câu hỏi thường gặp
Chưa xuất hóa đơn thì đã có doanh thu chưa?
Có. Doanh thu xác định theo thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa, và không phụ thuộc việc đã lập hóa đơn hay chưa. Đây là hai nghĩa vụ song song, không phải một.
Khách chưa trả tiền thì có phải xuất hóa đơn không?
Có. Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026 ghi rõ thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Giao hàng ba đợt thì xuất một hóa đơn cuối được không?
Không. Khoản 3 Điều 9 quy định mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng. Gộp lại thành một hóa đơn là nhiều lần lập không đúng thời điểm.
Khoản chiết khấu, khuyến mại có tính vào doanh thu không?
Tùy loại. Khoản 1 Điều 5 Nghị định 68/2026 liệt kê khuyến mại và chiết khấu thanh toán là những khoản được tính vào doanh thu, còn chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại thì không tính vào. Nếu trường hợp của bạn không rõ thuộc loại nào, hỏi người làm nghề.
Tôi đã ghi doanh thu nhưng chưa xuất hóa đơn, có bị gì không?
Ghi doanh thu đúng kỳ là làm đúng. Phần cần xử lý là tờ hóa đơn chưa lập — lập càng sớm càng tốt, và nếu đã lệch mốc thì hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp về cách xử lý thay vì tự quyết.
Sau khi đọc bài này, bạn hãy tự kiểm tra
☐ Tôi ghi doanh thu theo ngày giao hàng, không theo ngày thu tiền hay ngày xuất hóa đơn.
☐ Sổ của tôi có cột trạng thái hóa đơn: đã xuất, chưa xuất.
☐ Tôi lập hóa đơn cho từng lần giao hàng, không gộp cuối đơn.
☐ Tôi có danh sách công nợ riêng cho khách mua chịu.
☐ Tôi đã lọc lại ba tháng gần nhất xem còn đơn nào chưa xuất hóa đơn không.
Bước tiếp theo
Sổ doanh thu của bạn đang lệch với dữ liệu hóa đơn trên hệ thống? Gửi sổ một kỳ và danh sách hóa đơn kỳ đó, LEO đối chiếu giúp và chỉ ra phần chênh nằm ở đâu.
Tác giả & kiểm duyệt chuyên môn
Chuyên gia kế toán LEO — kế toán viên hành nghề của Công ty TNHH Kế toán LEO. Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm sổ sách và quyết toán thuế. Phục vụ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh.
Nội dung được kiểm duyệt chuyên môn bởi bộ phận nghiệp vụ Kế toán LEO ngày 02/10/2026.
Ngày đăng: 02/10/2026 · Ngày cập nhật: 02/10/2026. Chu kỳ rà soát: tối thiểu 1 lần/năm và ngay khi có văn bản mới.
Nguồn tham khảo & căn cứ pháp lý
Nghị định 68/2026/NĐ-CP ngày 05/3/2026 — Điều 5 khoản 1 (doanh thu, các khoản tính vào và không tính vào), khoản 3 (thời điểm xác định doanh thu). Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 — Điều 9 khoản 1 (thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa), khoản 2 (cung cấp dịch vụ), khoản 3 (giao hàng nhiều lần). Nghị định 125/2020/NĐ-CP — Điều 24 khoản 2 (xử phạt hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm), được thay thế bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP; Điều 5 khoản 5 và Điều 7 khoản 4 điểm a (hộ kinh doanh áp mức phạt như cá nhân). Văn bản tra tại thuvienphapluat.vn.
Nội dung trên mang tính tham khảo. Không thay thế tư vấn chuyên môn cho từng trường hợp cụ thể. Trước khi áp dụng, bạn nên đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực. Đồng thời trao đổi với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.