Không dùng nguyên trạng được. Nhưng sai mã số thuế và sai tên, địa chỉ là hai việc khác nhau. Khung văn bản hiện hành xử lý hai việc đó theo hai cách hoàn toàn khác nhau. Nhầm hai trường hợp này là lỗi phổ biến nhất khi xử lý hóa đơn sai sót.
Hóa đơn ghi sai mã số thuế của bên mua có dùng được không?
Không dùng nguyên trạng. Sai mã số thuế thuộc nhóm phải lập lại hóa đơn theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: người bán được chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Ngược lại, sai tên hoặc địa chỉ mà đúng mã số thuế thì chỉ thông báo với cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.
| LOẠI SAI SÓT | CÁCH XỬ LÝ | CÓ LẬP LẠI HÓA ĐƠN KHÔNG | MẪU DÙNG |
|---|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế | Không | Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC |
| Sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác | Người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế | Có | Hóa đơn mới có dòng chữ bắt buộc |
| Hóa đơn sai là hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng | Bắt buộc lập hóa đơn thay thế, không được chọn điều chỉnh | Có | Hóa đơn thay thế |
Nguyên văn điểm a khoản 1 điều 10 thông tư 91/2026/tt-btc
“Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.”
Câu chữ của điều khoản loại trừ minh thị “mã số thuế”. Nghĩa là một hóa đơn ghi sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế rơi vào điểm a — chỉ thông báo. Một hóa đơn ghi đúng tên nhưng sai một chữ số trong mã số thuế rơi vào điểm b — phải lập lại.
Quy trình xử lý khi sai mã số thuế
| 1 | Lập văn bản thỏa thuận với người mua. Khi người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận. Văn bản ghi rõ nội dung sai. Khi người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình. |
| 2 | Chọn hình thức xử lý. Điều chỉnh hay thay thế đều được. Riêng hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu thì bắt buộc thay thế. |
| 3 | Lập hóa đơn mới với dòng chữ bắt buộc. Hóa đơn điều chỉnh ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn thay thế ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. |
| 4 | Lưu văn bản thỏa thuận. Người bán giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Đây là phần hay bị bỏ qua vì nó không nằm trong phần mềm hóa đơn. |
Ba trường hợp không phải lập văn bản thỏa thuận
Người bán chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử; người bán chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch; và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác. Doanh nghiệp bán hàng qua sàn nên ghi rõ điều này vào quy trình nội bộ, vì nó tiết kiệm rất nhiều thao tác.
Sai hàng loạt cho cùng một khách trong cùng tháng
Nếu trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn. Đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III. Đây là tình huống điển hình của lỗi sai mã số thuế: cấu hình sai một lần trong hệ thống rồi chạy suốt tháng.
Hai ràng buộc ít người biết
Khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC đặt thêm hai quy tắc quyết định cách doanh nghiệp thiết kế quy trình nội bộ.
| Chọn hình thức lần đầu là khóa luôn cho các lần sau. Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện sai. Khi đó các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng lần đầu. | |
| Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không được thay thế. | |
| Về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng với thực tế điều chỉnh. |
Ràng buộc thứ nhất có hệ quả thực tế: doanh nghiệp nên chốt một hình thức mặc định cho toàn công ty thay vì để mỗi người xử lý một kiểu. Lựa chọn của lần đầu sẽ theo hóa đơn đó mãi.
Bên mua làm gì trong lúc chờ xử lý
Khung văn bản hiện hành — Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 181/2025/NĐ-CP — không có điều khoản nào quy định trực tiếp về quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào của bên mua. Cụ thể là đối với hóa đơn đang sai mã số thuế chưa được xử lý. Đây là khoảng trống thật, không phải chỗ để suy đoán.
Yêu cầu người bán xử lý sai sót trước khi đến hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ có hóa đơn đó. Giữ lại văn bản thỏa thuận, hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trong cùng một bộ hồ sơ. Với khoản giá trị lớn, nên hỏi ý kiến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản thay vì tự quyết định.
Thông tin người mua bắt buộc ghi những gì
Điểm d khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn phải có “tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua”. Số định danh cá nhân được chấp nhận thay cho mã số thuế là điểm mới so với khung cũ.
Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ghi thông tin người mua kèm mệnh đề “nếu người mua yêu cầu”. Nghĩa là hóa đơn máy tính tiền không bắt buộc có thông tin người mua. Đây là lý do nhóm hóa đơn này ít phát sinh lỗi sai mã số thuế hơn hẳn.
Không xử lý sai sót thì sao
Nghị định 125/2020/NĐ-CP không có điều khoản nào dùng minh thị cụm từ “hóa đơn điện tử có sai sót” hay “Mẫu 04/SS-HĐĐT”. Chế tài gần nhất là Điều 29 về hành vi vi phạm quy định lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn. Điều 29 không bị Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi về mức tiền.
| HÀNH VI THEO ĐIỀU 29 NGHỊ ĐỊNH 125/2020/NĐ-CP | MỨC PHẠT |
|---|---|
| Nộp thông báo, báo cáo quá hạn 01 đến 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Quá hạn 01 đến 10 ngày; hoặc lập sai, không đầy đủ nội dung thông báo, báo cáo | 1.000.000 – 3.000.000 đồng |
| Quá hạn 11 đến 20 ngày | 2.000.000 – 4.000.000 đồng |
| Quá hạn 21 đến 90 ngày | 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
| Quá hạn từ 91 ngày trở lên; hoặc không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
Mức phạt tại nghị định này áp cho tổ chức; hộ kinh doanh và cá nhân chịu một nửa. Cần nói thêm cho đúng: việc xếp hành vi không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT vào Điều 29 là cách hiểu theo bản chất “thông báo về hóa đơn”, không phải quy định gọi tên trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn ghi đúng mã số thuế nhưng sai tên công ty thì có phải lập lại không?
Không. Trường hợp này thuộc điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn.
Chọn điều chỉnh hay thay thế thì tốt hơn?
Luật để người bán tự quyết. Hóa đơn thay thế gọn hơn khi sai nhiều nội dung cùng lúc; hóa đơn điều chỉnh phù hợp khi chỉ lệch một phần giá trị. Điều quan trọng hơn là chọn một hình thức mặc định cho cả doanh nghiệp. Hình thức của lần đầu sẽ theo hóa đơn đó ở các lần sau.
Phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT trong bao lâu?
Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định thời hạn cụ thể cho việc gửi mẫu này. Khung cũ có mốc gắn với kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng. Vì chưa có mốc mới, cách an toàn là gửi trước hạn nộp tờ khai của kỳ có hóa đơn sai.
Có phải làm gì trên hệ thống sau khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Khoản 4 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IV. Nên lưu lại thông báo tiếp nhận này cùng bộ hồ sơ hóa đơn.
Hóa đơn từ máy tính tiền ghi sai thì xử lý thế nào?
Bắt buộc lập hóa đơn thay thế theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không được chọn điều chỉnh. Đây là khác biệt cần đưa vào quy trình của các cửa hàng bán lẻ.
Người mua là cá nhân thì có cần văn bản thỏa thuận không?
Không. Với người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán. Văn bản thỏa thuận chỉ bắt buộc khi người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
Ba việc nên đưa vào quy trình nội bộ
| 1 | Chốt một hình thức xử lý mặc định cho toàn doanh nghiệp: điều chỉnh hoặc thay thế, ghi vào quy trình thành văn. |
| 2 | Tạo mẫu văn bản thỏa thuận sẵn để không phải soạn lại mỗi lần, và chỉ định người lưu trữ. |
| 3 | Rà cấu hình mã số thuế khách hàng trong phần mềm bán hàng theo tháng. Lỗi sai mã số thuế thường là lỗi hệ thống chạy hàng loạt chứ không phải lỗi một hóa đơn. |
Bước tiếp theo
Một buổi rà soát quy trình hóa đơn: kiểm tra cách doanh nghiệp đang xử lý sai sót có khớp với Thông tư 91/2026/TT-BTC không, và dựng bộ mẫu văn bản kèm theo.
Tác giả & kiểm duyệt chuyên môn
Chuyên gia kế toán LEO — kế toán viên hành nghề của Công ty TNHH Kế toán LEO. Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm sổ sách và quyết toán thuế. Phục vụ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh.
Nội dung được kiểm duyệt chuyên môn bởi bộ phận nghiệp vụ Kế toán LEO ngày 22/09/2026.
Ngày đăng: 22/09/2026 · Ngày cập nhật: 22/09/2026. Chu kỳ rà soát: tối thiểu 1 lần/năm và ngay khi có văn bản mới.
Nguồn tham khảo & căn cứ pháp lý
Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 10 khoản 1 điểm a, điểm b, điểm c; khoản 4; khoản 6; Mẫu số 04/SS-HĐĐT và Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III; Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IV). Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 10 khoản 1 điểm d, khoản 4). Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 29) được sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Văn bản tra tại thuvienphapluat.vn.
Nội dung trên mang tính tham khảo. Không thay thế tư vấn chuyên môn cho từng trường hợp cụ thể. Trước khi áp dụng, bạn nên đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực. Đồng thời trao đổi với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.