Khoản chi bị loại hiếm khi vì nó không có thật. Nó bị loại vì hồ sơ không chứng minh được điều mà luật yêu cầu chứng minh. Bảy nhóm dưới đây lấy theo đúng danh mục tại Điều 9 khoản 2 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, kèm hồ sơ cần chuẩn bị cho từng nhóm.
Tóm tắt nhanh
Một khoản chi được trừ khi đạt đủ ba điều kiện tại Điều 9 khoản 1 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 05 triệu đồng trở lên. Điều 9 khoản 2 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 liệt kê các khoản không được trừ, từ điểm a đến điểm q. Bài này gom thành bảy nhóm theo tần suất gặp trong hồ sơ thực tế, và chỉ ra hồ sơ cần có cho từng nhóm.
Bảy nhóm chi phí hay bị loại nhất
Danh mục tại Điều 9 khoản 2 Luật 67/2025/QH15 có mười bảy điểm. Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ chạm vào bảy nhóm dưới đây, và nhóm đầu tiên một mình đã chiếm phần lớn số khoản bị loại.
| # | NHÓM CHI PHÍ | CĂN CỨ | HỒ SƠ PHẢI CÓ |
|---|---|---|---|
| 1 | Khoản chi không đạt đủ ba điều kiện được trừ — phổ biến nhất là trả tiền mặt cho khoản từ 05 triệu đồng trở lên | Điều 9 khoản 2 điểm a Luật 67/2025; Điều 9 khoản 1 điểm c NĐ 320/2025 | Hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hồ sơ chứng minh liên quan hoạt động kinh doanh |
| 2 | Tiền phạt do vi phạm hành chính | Điều 9 khoản 2 điểm b Luật 67/2025 | Không có hồ sơ nào cứu được. Tách riêng tài khoản theo dõi để loại ra khi quyết toán |
| 3 | Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác | Điều 9 khoản 2 điểm c Luật 67/2025 | Hồ sơ chứng minh nguồn chi trả, để tách phần doanh nghiệp thực chịu |
| 4 | Phần chi vượt mức Chính phủ quy định: lãi vay giao dịch liên kết, phúc lợi cho người lao động, đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung, chi phí quản lý của doanh nghiệp nước ngoài | Điều 9 khoản 2 điểm d Luật 67/2025 | Bảng tính mức khống chế theo nghị định hướng dẫn, đối chiếu trước khi quyết toán |
Nhóm 5 đến 7: dự phòng, lương chủ doanh nghiệp và chi không tương ứng doanh thu
| # | NHÓM CHI PHÍ | CĂN CỨ | HỒ SƠ PHẢI CÓ |
|---|---|---|---|
| 5 | Trích lập dự phòng, trích khấu hao, trích trước không đúng hoặc vượt mức | Điều 9 khoản 2 điểm đ, e, g Luật 67/2025 | Bảng tính trích lập kèm căn cứ; hồ sơ tài sản và thời gian khấu hao |
| 6 | Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân; thù lao trả cho sáng lập viên không trực tiếp tham gia điều hành | Điều 9 khoản 2 điểm h Luật 67/2025 | Hồ sơ phân định rõ ai trực tiếp điều hành; quyết định bổ nhiệm và hợp đồng lao động |
| 7 | Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế; thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ; thuế thu nhập doanh nghiệp | Điều 9 khoản 2 điểm l, m Luật 67/2025 | Hồ sơ gắn khoản chi với hoạt động tạo doanh thu; bảng kê thuế đầu vào đã khấu trừ |
Nhóm 1 đáng nói riêng: ngưỡng 05 triệu đồng
Mốc 20 triệu đồng quen thuộc đã hết vai trò. Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt ngưỡng ở 05 triệu đồng cho mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác. Bên thuế giá trị gia tăng, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP dùng cùng mốc, tính trên giá đã bao gồm thuế, áp dụng từ 01/7/2025.
Ngưỡng tính theo giá trị mua trong một ngày của cùng một người bán, không phải theo từng tờ hóa đơn. Ba hóa đơn 2 triệu đồng của cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày cộng lại là 6 triệu đồng. Cả ba khoản đó đều cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ số
Công ty TNHH Bảo Lâm mua vật tư của một nhà cung cấp trong ngày 14/3: ba hóa đơn lần lượt 2.400.000 đồng, 1.800.000 đồng và 2.100.000 đồng, tổng 6.300.000 đồng, kế toán trả tiền mặt cả ba lần vì mỗi lần đều dưới 05 triệu.
| CÁCH NHÌN | KẾT QUẢ |
|---|---|
| Tính theo từng hóa đơn | Cả ba đều dưới 05 triệu đồng, tưởng như được trừ |
| Tính theo giá trị mua trong ngày của cùng người bán | 6.300.000 đồng vượt ngưỡng · toàn bộ 6.300.000 đồng bị loại |
Lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết
Đây là nhóm 4 và là khoản có giá trị lớn nhất trong các nhóm bị khống chế. Mức khống chế giữ nguyên ở 30%. Nay quy định tại Điều 16 khoản 3 điểm a Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có quan hệ liên kết, ban hành ngày 30/6/2026.
|
30%
trần chi phí lãi vay thuần trên tổng lợi nhuận thuần cộng lãi vay thuần cộng khấu hao
|
05 năm
thời gian chuyển tiếp phần chi phí lãi vay chưa được trừ
|
Nguyên văn quy định: tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ được trừ không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ cộng chi phí lãi vay thuần cộng chi phí khấu hao phát sinh trong kỳ. Phần vượt được chuyển sang các kỳ sau, liên tục không quá 05 năm kể từ năm tiếp sau năm phát sinh.
Nhóm khoản chi không tương ứng doanh thu nhưng vẫn được trừ
Điểm m khoản 2 Điều 9 loại các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế. Nhưng Nghị định 320/2025/NĐ-CP giữ lại một số trường hợp ngoại lệ. Đây là phần nhiều kế toán tự loại oan.
| Chi phí tham gia đấu thầu nhưng không trúng thầu. | |
| Chi phí nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới. | |
| Chi phí khấu hao tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê. | |
| Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng, lạc hậu, hết hạn sử dụng. |
Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho phép tính vào chi phí được trừ tối đa 200% chi phí nghiên cứu và phát triển thực tế phát sinh. Điều kiện là sau khi áp dụng mức chi bổ sung thì doanh nghiệp không bị lỗ. Doanh nghiệp có hoạt động nghiên cứu nên tách riêng tài khoản theo dõi ngay từ đầu năm, vì không tách được thì không chứng minh được.
Bộ hồ sơ tối thiểu cho mỗi khoản chi
Ba điều kiện của Điều 9 khoản 1 Nghị định 320/2025/NĐ-CP tương ứng với ba lớp hồ sơ. Thiếu lớp nào thì khoản chi hở đúng ở lớp đó.
| 1 | Lớp chứng minh nghiệp vụ có thật và phục vụ kinh doanh — hợp đồng hoặc đơn hàng, biên bản nghiệm thu hoặc phiếu nhập kho, tài liệu cho thấy khoản chi gắn với hoạt động nào. |
| 2 | Lớp hóa đơn, chứng từ — hóa đơn điện tử còn tra được trên hệ thống của cơ quan thuế, hoặc bảng kê thu mua với các trường hợp được phép lập bảng kê. |
| 3 | Lớp thanh toán — ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản cho khoản từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được tính là thanh toán không dùng tiền mặt. |
Gắn số hiệu hóa đơn vào ngay bút toán và vào chứng từ thanh toán. Khi cần đối chiếu, một khoản chi phải mở ra được cả ba lớp trong vòng một phút. Bộ hồ sơ nào mất quá một phút để tìm là bộ hồ sơ sẽ mất nhiều giờ khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình hàng loạt.
Ba thói quen tạo ra phần lớn khoản bị loại
| 1 | Trả tiền mặt cho nhà cung cấp quen. Quan hệ lâu năm không thay được chứng từ thanh toán. Đây là nhóm bị loại nhiều nhất và cũng dễ sửa nhất. |
| 2 | Ghi nội dung chi chung chung. Phiếu chi ghi “chi phí khác” không nói được khoản chi liên quan đến hoạt động nào. Vì vậy không đạt điều kiện thứ nhất dù có đủ hóa đơn. |
| 3 | Để khoản chi vượt mức chạy hết năm mới tính. Với lãi vay liên kết và các khoản bị khống chế, phần vượt chỉ lộ ra khi quyết toán. Lúc đó không còn cách nào điều chỉnh dòng tiền. |
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn hợp lệ nhưng trả tiền mặt thì có được trừ không?
Không, nếu khoản đó từ 05 triệu đồng trở lên. Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thành điều kiện độc lập. Hóa đơn đúng không bù được điều kiện này.
Tiền phạt chậm nộp thuế có được tính vào chi phí không?
Điều 9 khoản 2 điểm b Luật 67/2025/QH15 loại khoản tiền phạt do vi phạm hành chính. Nên theo dõi các khoản này ở một tài khoản riêng ngay khi phát sinh, để không phải lọc lại vào cuối năm.
Lương của giám đốc là chủ công ty có được trừ không?
Điểm h khoản 2 Điều 9 Luật 67/2025/QH15 loại tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và thù lao trả cho sáng lập viên không trực tiếp tham gia điều hành. Ranh giới nằm ở việc có trực tiếp điều hành hay không, nên hồ sơ bổ nhiệm và phân công công việc là phần phải chuẩn bị.
Chi phí nghiên cứu sản phẩm mới chưa ra doanh thu có bị loại không?
Không. Nghị định 320/2025/NĐ-CP xếp chi phí nghiên cứu thị trường và nghiên cứu sản phẩm mới vào nhóm không tương ứng doanh thu nhưng vẫn được trừ. Điều kiện là tách được khoản chi đó ra khỏi chi phí chung.
Mua hàng của người dân không có hóa đơn thì khoản chi có bị loại không?
Không, nếu thuộc các trường hợp được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo Điều 9 khoản 1 điểm b Nghị định 320/2025/NĐ-CP, và đáp ứng điều kiện thanh toán kèm theo.
Phát hiện khoản chi sai điều kiện sau khi đã quyết toán thì làm gì?
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Điều 12 khoản 5 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Thời hạn là 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ có sai sót và trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
Ba việc rà được trong tuần này
| 1 | Lọc toàn bộ khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, cộng theo ngày và theo nhà cung cấp, đối chiếu với sao kê ngân hàng. |
| 2 | Rà các phiếu chi ghi nội dung chung chung và bổ sung hồ sơ chứng minh khoản chi gắn với hoạt động kinh doanh nào. |
| 3 | Với doanh nghiệp có giao dịch liên kết: tính thử mức khống chế lãi vay theo Điều 16 khoản 3 Nghị định 255/2026/NĐ-CP trên số liệu chín tháng, đừng đợi đến quyết toán. |
Bước tiếp theo
Một buổi soát xét chi phí để chỉ ra những khoản đang có nguy cơ bị loại. Đồng thời phần nào bổ sung hồ sơ được và phần nào cần điều chỉnh cách chi trả từ kỳ sau.
Tác giả & kiểm duyệt chuyên môn
Chuyên gia kế toán LEO — kế toán viên hành nghề của Công ty TNHH Kế toán LEO. Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm sổ sách và quyết toán thuế. Phục vụ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh.
Nội dung được kiểm duyệt chuyên môn bởi bộ phận nghiệp vụ Kế toán LEO ngày 22/09/2026.
Ngày đăng: 22/09/2026 · Ngày cập nhật: 22/09/2026. Chu kỳ rà soát: tối thiểu 1 lần/năm và ngay khi có văn bản mới.
Nguồn tham khảo & căn cứ pháp lý
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (Điều 9 khoản 1, khoản 2 các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h, l, m). Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 khoản 1 điểm b và điểm c). Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có quan hệ liên kết (Điều 16 khoản 3 điểm a và điểm b). Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26). Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (Điều 12 khoản 5). Văn bản tra tại thuvienphapluat.vn.
Nội dung trên mang tính tham khảo. Không thay thế tư vấn chuyên môn cho từng trường hợp cụ thể. Trước khi áp dụng, bạn nên đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực. Đồng thời trao đổi với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.