Thông tư 88/2021/TT-BTC liệt kê bảy sổ kế toán cho hộ kinh doanh kê khai. Ba sổ không hộ nào thoát được, bốn sổ còn lại chỉ mở khi có nghiệp vụ tương ứng. Từ kỳ tính thuế 2026, sổ chi phí đổi vai: nó quyết định số thuế phải nộp.
Tóm tắt nhanh
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai áp dụng chế độ kế toán tại Thông tư 88/2021/TT-BTC. Điều 5 Thông tư này ban hành bảy sổ, ký hiệu S1-HKD đến S7-HKD. Ba sổ gắn trực tiếp với nghĩa vụ thuế: sổ doanh thu (S1-HKD), sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (S3-HKD) và sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (S4-HKD). Bốn sổ còn lại mở theo thực tế phát sinh. Không mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm bị phạt 5.000.000 – 10.000.000 đồng theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Hộ kinh doanh chịu mức phạt như cá nhân.
Hộ kinh doanh kê khai phải mở bao nhiêu sổ kế toán?
Bảy sổ. Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC ban hành danh mục sổ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, ký hiệu từ S1-HKD đến S7-HKD. Hộ được vận dụng danh mục này để mở thêm sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý riêng, nhưng không được bớt sổ đã phát sinh nghiệp vụ.
Con số bảy làm nhiều chủ hộ nản. Thực tế, khối lượng công việc không chia đều cho bảy sổ. Ba sổ trong đó là căn cứ để cơ quan thuế xác định số thuế; bốn sổ còn lại chỉ tồn tại khi hộ có nghiệp vụ tương ứng.
| Sổ | Tên sổ theo Thông tư 88/2021 | Khi nào phải mở |
|---|---|---|
| S1-HKD | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Luôn luôn — doanh thu quyết định bậc thuế và nghĩa vụ hóa đơn |
| S2-HKD | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Khi có hàng tồn kho, nguyên vật liệu |
| S3-HKD | Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | Luôn luôn — từ 2026 chi phí quyết định thu nhập tính thuế |
| S4-HKD | Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước | Luôn luôn — đối chiếu số đã khai, đã nộp |
| S5-HKD | Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương | Khi có thuê lao động |
| S6-HKD | Sổ quỹ tiền mặt | Khi có quỹ tiền mặt riêng cho hoạt động kinh doanh |
| S7-HKD | Sổ tiền gửi ngân hàng | Khi có tài khoản ngân hàng dùng cho kinh doanh |
Ghi chú từ thực tế làm hồ sơ
Trên giấy, S6-HKD là sổ “có thì mở”. Trong hồ sơ thật thì gần như hộ nào cũng phải mở, vì phần lớn giao dịch bán lẻ vẫn thu tiền mặt. Hộ bỏ sổ quỹ là hộ không giải thích được chênh lệch giữa doanh thu ghi sổ và tiền thực có — câu hỏi đầu tiên cơ quan thuế đặt ra khi rà soát.
Vì sao từ 2026 sổ chi phí đổi vai
Trước đây hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, chi phí không ảnh hưởng số thuế. Từ kỳ tính thuế 2026, Điều 7 khoản 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 đặt phương pháp mặc định là tính trên thu nhập: doanh thu trừ chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
|
15% · 17% · 20%
thuế suất theo bậc doanh thu năm: trên 01 tỷ – 3 tỷ · trên 3 – 50 tỷ · trên 50 tỷ
|
01 tỷ
doanh thu năm từ mức này trở xuống không phải nộp thuế TNCN
|
−30%
số thuế TNCN phải nộp kỳ 2026, 2027 nếu doanh thu năm không quá 10 tỷ
|
Luật số 09/2026/QH16 sửa khoản 1 Điều 7 Luật 109/2025/QH15: mức doanh thu không phải nộp thuế TNCN do Chính phủ quy định. Nghị định 141/2026/NĐ-CP đặt mức này là 01 tỷ đồng, áp dụng từ 01/01/2026 — thay cho mức 500 triệu đồng trước đây. Nghị quyết 43/2026/QH16 giảm 30% số thuế TNCN phải nộp của kỳ tính thuế 2026 và 2027 cho cá nhân kinh doanh có doanh thu năm không quá 10 tỷ đồng.
Hệ quả trực tiếp: mỗi khoản chi không có chứng từ và không được ghi vào S3-HKD là một khoản bị loại khỏi vế trừ.
Sổ chi phí từ chỗ là sổ để đối chiếu đã thành sổ quyết định số tiền phải nộp.
Hộ có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm không còn quyền chọn phương pháp tính theo tỷ lệ phần trăm. Với nhóm này, sổ chi phí là sổ duy nhất kéo được số thuế xuống.
Ba sổ tối thiểu: ghi gì, ghi lúc nào
S1-HKD
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Ghi từng lần bán, theo ngày, kèm số hóa đơn. Đây là sổ quyết định hai việc: hộ rơi vào bậc thuế nào, và hộ có phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không. Điều 6 khoản 1 điểm d Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt ngưỡng ở doanh thu năm trên 01 tỷ đồng.
Ghi gộp doanh thu theo tuần hoặc theo tháng cho gọn. Khi cơ quan thuế đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử, sổ gộp không khớp được từng hóa đơn, và toàn bộ phần chênh bị coi là doanh thu chưa kê khai.
S3-HKD
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
Ghi từng khoản chi phục vụ kinh doanh, kèm chứng từ. Nguyên tắc chọn khoản nào được ghi giống nguyên tắc chi phí được trừ của doanh nghiệp: chi thực tế phát sinh, có hóa đơn chứng từ hợp lệ, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 05 triệu đồng trở lên.
Ngưỡng 05 triệu đồng là thay đổi mà nhiều hộ chưa cập nhật. Mức cũ 20 triệu đồng đã không còn áp dụng từ 01/7/2025 — Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP với thuế giá trị gia tăng, và Điều 9 khoản 1 Nghị định 320/2025/NĐ-CP với thuế thu nhập doanh nghiệp.
S4-HKD
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế
Ghi số thuế phải nộp, đã nộp, còn phải nộp theo từng sắc thuế và từng kỳ. Sổ này ít bị để ý nhất và là sổ dựng lại nhanh nhất, vì dữ liệu có sẵn trên hệ thống thuế điện tử. Giá trị thật của nó nằm ở chỗ khác: hộ phát hiện chênh lệch giữa số mình khai và số cơ quan thuế ghi nhận sớm hơn nhiều tháng.
Ví dụ số: hai cách tính cho cùng một hộ
Hộ kinh doanh Bếp Nhà Sáu, ngành dịch vụ ăn uống, doanh thu năm 2026 là 2.400.000.000 đồng, chi phí có đủ chứng từ 1.700.000.000 đồng. Hộ này nằm trong nhóm doanh thu trên 01 tỷ đến 3 tỷ đồng nên có quyền chọn giữa hai cách tính thuế thu nhập cá nhân. Doanh thu không quá 10 tỷ đồng nên hộ được giảm 30% số thuế phải nộp theo Nghị quyết 43/2026/QH16, dù chọn cách nào.
| Cách tính | Công thức | Thuế tính ra | Phải nộp sau giảm 30% |
|---|---|---|---|
| Theo thu nhập Điều 7 khoản 2 Luật 109/2025/QH15 |
(2.400.000.000 − 1.700.000.000) × 15% | 105.000.000 đồng | 73.500.000 đồng |
| Theo tỷ lệ trên phần vượt Điều 7 khoản 3, ngành dịch vụ có gắn với hàng hóa: 1,5%; mức trừ 01 tỷ theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP |
(2.400.000.000 − 1.000.000.000) × 1,5% | 21.000.000 đồng | 14.700.000 đồng |
Chênh lệch 58.800.000 đồng cho cùng một hộ, cùng một năm (84.000.000 đồng trước khi giảm 30%). Không phải hộ nào cũng nên chọn phương pháp thu nhập chỉ vì nó nghe có vẻ công bằng hơn.
Điểm hòa vốn giữa hai phương pháp
Với hộ áp tỷ lệ 1,5%, phương pháp thu nhập chỉ rẻ hơn khi thu nhập tính thuế nhỏ hơn 10% phần doanh thu vượt trên 01 tỷ đồng (tỷ lệ 1,5% chia cho thuế suất 15%). Ở ví dụ trên, ngưỡng đó là 140.000.000 đồng — tức chi phí phải chiếm từ khoảng 94% doanh thu trở lên. Với tỷ lệ 0,5% của hoạt động phân phối hàng hóa, ngưỡng hạ xuống còn khoảng 3,3%; với tỷ lệ 2% của dịch vụ không bao thầu nguyên vật liệu, ngưỡng là khoảng 13,3%. Mức giảm 30% áp dụng như nhau cho cả hai cách nên không làm dịch điểm hòa vốn.
Con số này chỉ tính được khi sổ chi phí có thật và ghi đủ. Hộ không có S3-HKD thì không biết mình đang ở bên nào của điểm hòa vốn, và thường chọn theo cảm tính.
Chọn sai thì không đổi lại ngay được: hộ đã áp dụng phương pháp tính theo thu nhập phải giữ ổn định phương pháp trong 02 năm liên tục kể từ năm đầu tiên áp dụng, theo điểm d khoản 5 Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
Chứng từ đi kèm: năm mẫu bắt buộc
Sổ không tự chứng minh được nó đúng. Điều 4 Thông tư 88/2021/TT-BTC ban hành năm mẫu chứng từ cho hộ kinh doanh, bên cạnh hóa đơn, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, giấy báo Nợ, giấy báo Có và ủy nhiệm chi thực hiện theo pháp luật chuyên ngành.
| Mẫu số | Tên chứng từ | Ghi vào sổ nào |
|---|---|---|
| 01-TT | Phiếu thu | S1-HKD, S6-HKD |
| 02-TT | Phiếu chi | S3-HKD, S6-HKD |
| 03-VT | Phiếu nhập kho | S2-HKD |
| 04-VT | Phiếu xuất kho | S2-HKD, S3-HKD |
| 05-LĐTL | Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động | S5-HKD, S3-HKD |
Giữ sổ trong bao lâu
Hộ kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng Luật Kế toán số 88/2015/QH13 theo khoản 6 Điều 2 của Luật này, và Thông tư 88/2021/TT-BTC cho phép hộ vận dụng Điều 41 Luật Kế toán để bảo quản, lưu trữ tài liệu.
| Tối thiểu 5 năm — tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành, không trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính. | |
| Tối thiểu 10 năm — chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm. | |
| Lưu trữ vĩnh viễn — tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. |
Mốc 10 năm dài hơn thời hiệu truy thu thuế, nên lập luận “quá hạn kiểm tra rồi, bỏ đi cho gọn” không đứng được về mặt kế toán.
Ba lỗi làm hỏng cả bộ sổ
| 1 | Mở sổ muộn. Khoản 3 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP phạt 5.000.000 – 10.000.000 đồng với hành vi không mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm. Hộ kinh doanh chịu mức phạt như cá nhân theo khoản 2 Điều 2 của Nghị định. |
| 2 | Ghi sổ không có chứng từ chứng minh. Sổ chép lại từ trí nhớ cuối tháng không phải sổ kế toán. Khi số liệu ghi sổ không khớp chứng từ, phần chênh bị loại. Khoản 4 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP đặt khung 20.000.000 – 30.000.000 đồng cho hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả. |
| 3 | Trả tiền mặt cho khoản từ 05 triệu đồng trở lên. Khoản chi đó vẫn có hóa đơn, vẫn ghi được vào sổ, nhưng không được trừ khi tính thu nhập. Đây là lỗi tốn tiền nhất vì nó không lộ ra cho tới kỳ quyết toán. |
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh đang nộp thuế khoán có phải mở sổ không?
Từ 01/01/2026 không còn phương pháp khoán. Khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 quy định: “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.” Hộ chuyển sang tự khai, tự nộp. Chế độ kế toán tại Thông tư 88/2021/TT-BTC trở thành bắt buộc.
Doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống một năm có phải giữ sổ không?
Vẫn nên. Ngưỡng 01 tỷ đồng (khoản 1 Điều 7 Luật 109/2025/QH15, sửa bởi Luật 09/2026/QH16; mức cụ thể tại Nghị định 141/2026/NĐ-CP) miễn thuế thu nhập cá nhân, không miễn nghĩa vụ kế toán. Quan trọng hơn: bạn chỉ chứng minh được mình dưới ngưỡng bằng sổ doanh thu. Không có sổ thì không có gì để chứng minh.
Ghi sổ trên Excel có được không?
Được, miễn bảo đảm nội dung và mẫu sổ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, in ra và lưu trữ theo Điều 41 Luật Kế toán. Rủi ro của Excel nằm ở chỗ file bị sửa sau ngày ghi mà không có dấu vết. Vì vậy nên khóa sổ theo kỳ và lưu bản in hoặc bản PDF ký số.
Hộ có được dùng chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ thay cho Thông tư 88 không?
Được. Điều 3 Thông tư 88/2021/TT-BTC cho phép hộ lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ cho phù hợp nhu cầu quản lý. Chọn rồi thì áp dụng nhất quán cả kỳ, không trộn hai chế độ.
Ai được ghi sổ cho hộ kinh doanh?
Người đại diện hộ kinh doanh được bố trí người thân hoặc người lao động của hộ làm kế toán theo Điều 3 Thông tư 88/2021/TT-BTC. Không bắt buộc phải là kế toán viên có chứng chỉ hành nghề.
Mất sổ hoặc chứng từ thì xử lý thế nào?
Kiểm kê, xác định thiệt hại và phục hồi tài liệu bị mất trong phạm vi có thể, rồi lập biên bản. Khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP đặt khung 5.000.000 – 10.000.000 đồng cho hành vi bảo quản không an toàn để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ và không tổ chức phục hồi.
Ba việc làm được ngay tuần này
| 1 | Mở đủ ba sổ S1-HKD, S3-HKD, S4-HKD cho kỳ kế toán năm đang chạy, ghi lùi từ ngày 01/01 bằng chứng từ đã có. |
| 2 | Rà lại các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên trong năm: khoản nào trả tiền mặt thì chuyển sang chuyển khoản cho các lần sau, và ghi chú lại phần đã mất quyền trừ. |
| 3 | Tính thử cả hai cách tính thuế trên số liệu thật của hộ trước khi chốt phương pháp cho kỳ tính thuế 2026. Nhớ trừ 30% cho cả hai cách, và chọn phương pháp thu nhập là giữ 02 năm. |
Bước tiếp theo
Một buổi rà soát để xác định hộ kinh doanh của bạn đang thiếu sổ nào, chứng từ nào dựng lại được, và phương pháp tính thuế nào phù hợp với cơ cấu chi phí thực tế.
Tác giả & kiểm duyệt chuyên môn
Chuyên gia kế toán LEO — kế toán viên hành nghề của Công ty TNHH Kế toán LEO. Tối thiểu 10 năm kinh nghiệm sổ sách và quyết toán thuế. Phục vụ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh.
Nội dung được kiểm duyệt chuyên môn bởi bộ phận nghiệp vụ Kế toán LEO ngày 22/09/2026. Cập nhật ngày 24/09/2026 theo Luật 09/2026/QH16, Nghị định 141/2026/NĐ-CP và Nghị quyết 43/2026/QH16.
Ngày đăng: 22/09/2026 · Ngày cập nhật: 24/09/2026. Chu kỳ rà soát: tối thiểu 1 lần/năm và ngay khi có văn bản mới.
Nguồn tham khảo & căn cứ pháp lý
Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (khoản 6 Điều 2, Điều 41 khoản 5). Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Điều 2, Điều 3, Điều 4, Điều 5, Phụ lục 1 và 2). Nghị quyết 198/2025/QH15 (Điều 10 khoản 6). Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (Điều 7, Điều 29). Luật số 09/2026/QH16 ngày 24/4/2026 (Điều 1, sửa khoản 1 Điều 7 Luật 109/2025/QH15). Nghị định 68/2026/NĐ-CP về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Điều 4).
Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026 sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP (Điều 1, Điều 3). Nghị quyết 43/2026/QH16 ngày 24/8/2026 về giảm thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp (Điều 1 khoản 1). Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 khoản 1). Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26). Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 6 khoản 1). Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán (Điều 2 khoản 2, Điều 9, Điều 15). Văn bản tra tại thuvienphapluat.vn và vanban.chinhphu.vn.
Nội dung trên mang tính tham khảo. Không thay thế tư vấn chuyên môn cho từng trường hợp cụ thể. Trước khi áp dụng, bạn nên đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực. Đồng thời trao đổi với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.